Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w Ustawie o Służbie Więziennej z dnia 9 kwietnia 2013 roku, funkcjonariusze w/w formacji pełnią służbę w dwóch systemach zmianowości – jednozmianowym oraz wielozmianowym. Większość kadry, w tym kadra kierownicza, swoje zadania służbowe realizuje w oparciu o system jednozmianowy pozostając w stałym bezpośrednim kontakcie ze współpracownikami tej samej komórki organizacyjnej, pracując od poniedziałku do piątku włącznie. Pod względem komunikacyjnym jest to rozwiązanie optymalne. Zgoła inaczej sprawy komunikacji mają się w działach ochrony. Tam podstawowym systemem pracy jest system wielozmianowy. Oznacza to, że funkcjonariusz podejmuje służbę naprzemiennie w trybie ciągłym. Rozpoczyna ją od służby dziennej, następnie pełni służbę nocną po czym korzysta z dwóch dni odpoczynku. Czyli dzień, noc, wolne, wolne i znowu dzień, noc. Takie rozwiązanie wymaga stworzenia czterech odrębnych zmian pełniących te same obowiązki 365/7/24.

Zestawiając te dwa różne systemy pełnienia służby łatwo zauważyć, że pracujący w systemie jednozmianowym kierownik działu ochrony nie zawsze może w sposób bezpośredni spotkać się z podległymi sobie funkcjonariuszami. Z założenia może to mieć miejsce jeden, góra dwa razy w tygodniu, czyli wtedy kiedy funkcjonariusz systemu wielozmianowego pełni służbę dzienną. W rzeczywistości zdarza się to zdecydowanie rzadziej. Najczęściej taki kontakt ma miejsce podczas wykonywanych przez kierownika kontroli lub wizytacji. Nie bez znaczenia jest tu również liczebność działu ochrony, w skład którego wchodzi od kilkudziesięciu do kilkuset funkcjonariuszy.

Polecenia służbowe

Tak mocno ograniczony kontakt kierownika z liczną kadrą zaburza komunikację wewnątrzdziałową. Szczególnie tę związaną z przekazywaniem i realizacją wydawanych przez kierownika poleceń służbowych. Z uwagi na charakter służby ochronnej, który w podstawowej mierze skoncentrowany jest na zapewnieniu bezpieczeństwa i porządku w jednostkach organizacyjnych, może to mieć bezpośrednie przełożenie na właściwą ich realizację, a tym samym na utrzymaniu przedmiotowych obszarów działań na właściwym poziomie.

Problemy w tym zakresie pojawiać się mogą zarówno po stronie nadawcy komunikatu – poleceniodawcy jak i po stronie jego odbiorcy. Dotyczą one także formy jaką przyjmie przekaz, czy to będzie polecenie ustne czy wydane w formie pisemnej.

Polecenia ustne w relacji kierownik działu ochrony a podlegli mu funkcjonariusze wielozmianowi mają raczej charakter doraźny i odnoszą się do sytuacji, w której kierownik w sposób bezpośredni instruuje podwładnego o sposobie jego wykonania. Ten natomiast z wydanego plecenia rozlicza się przed przełożonym bezpośrednio po jego wykonaniu.

W przypadku działów wielozmianowych, z uwagi na ograniczony bezpośredni kontakt z kadrą, zdecydowanie lepszym wyborem będzie wydawanie poleceń w formie pisemnej. Gwarantuje to niezmienność jego treści i zapewnia, że w tej samej, niezmienionej, formie dotrą do wszystkich adresatów.

Jednak wbrew temu co by się mogło wydawać, ostatecznie wcale nie ma gwarancji, że przedmiotowy komunikat, pomimo formy pisanej, zostanie właściwie odczytany, aż do zapoznania się z nim wszystkich uprawnionych. Aby polecenie zostało skutecznie odczytane i zrealizowane, należy zwrócić uwagę na kilka podstawowych zasad związanych ze sposobem komunikacji pisemnej.

Rolą nadawcy, w tym przypadku kierownika, jest tak przygotować polecenie aby było ono jasne i zrozumiałe dla wszystkich odbiorców. Treść powinna być spójna i możliwie jak najkrótsza. Dobrą praktyką jest kiedy dla każdego zadania/zagadnienia sporządzane jest odrębne polecenie.

Bardzo istotnym jest fakt, że zazwyczaj tylko niewielka grupa podwładnych otrzymuje treść polecenia bezpośrednio od kierownika. Najczęściej są to dowódcy, zastępcy dowódców zmian pełniąc rolę pośredników w komunikacji. Pozostali funkcjonariusze działu ochrony otrzymają je dopiero od nich. Najczęściej ma to miejsce podczas odprawy zmiany przed przystąpieniem do służby. Powoduje to, że z poleceniem wydanym w poniedziałek po południu zmiana pełniąca służbę dzienną w całości zapozna się dopiero we wtorek przed służbą nocną. Dla pozostałych zmian proces ten będzie trwał aż do służby dziennej w środę. Dlatego aby wykluczyć efekt tzw. „głuchego telefonu” (zmiany treści komunikatu, w tym przypadku polecenia służbowego) należy dodatkowo odpowiednio poinstruować ww. kadrę zanim polecenie zacznie obowiązywać i żyć swoim życiem. Zdarza się, że nie do końca zgodnym z założeniami poleceniodawcy.

Równie istotne jest postawienie przez kierownika warunku obowiązkowego odczytania kadrze pierwotnej treści polecenia. W myśl zasady lepiej zapobiegać niż leczyć. Właściwie przeprowadzony instruktaż co do sposobu realizacji zadań ujętych w sporządzonym poleceniu wraz ze stawianymi w nim celami pozwoli wykluczyć błędną interpretację.

Zaniechanie omówienia przez kierownika zapisanych treści często prowadzi do niewłaściwego ich odbioru – zrozumienia przez pośredników, w tym przypadku dowódców lub ich zastępców. W następstwie tego polecenie może być dalej przekazywane i interpretowane z błędem. Czasami jest on mało istotny i nie ma większego wpływu na zasadniczą część polecenia. Gorzej jeżeli niewłaściwe zrozumienie oraz dalsze przekazanie polecenia dotyczy jego najistotniejszej, podstawowej treści. Wtedy, zważając na wiodące zadania działu ochronny, mogą pojawiać się niepożądane i potencjalnie niebezpieczne sytuacje.

W sposobie odbioru, a w następstwie jego dalszego przekazania lub realizacji, nie bez znaczenia będzie uwaga oraz czas jakie odbiorcy czyli dowódcy, ich zastępcy oraz pozostali funkcjonariusze w zmianie poświęcą na przyjęcie oraz zinterpretowanie polecenia. Biorąc pod uwagę mnogość stawianych działowi ochrony zadań oraz tempo ich realizacji może ich być za mało. O ile dowódca czy jego zastępca mogą wrócić do zapisanej w książce poleceń treści o tyle pozostali funkcjonariusze już nie. Uwzględniając te czynniki o pomyłkę nie trudno. I to już na poziomie dowódców czy ich zastępców. Tak więc kierownikowi, po omówieniu polecenia nie powinno wystarczyć samo „zrozumiałem, przyjmuję do realizacji”. Wcześniej należałoby odebrać od dowódców informację zwrotną. Zweryfikować deklarację czy rzeczywiście odbierają polecenie zgodnie z założeniem kierownika. Krótki komentarz, w którym streszczą jak rozumieją przekazane treści i w jaki sposób mają zamiar je realizować może ograniczyć liczbę błędów w komunikacji.

Reasumując można dojść do wniosków, że system komunikacji związany z wydawaniem i przekazywaniem poleceń w dziale ochrony wymaga poprawy. Rodzi się pytanie jak temu zaradzić? Co zrobić żeby wszyscy funkcjonariusze w dziale ochrony mieli takie same szanse na zapoznanie się z wydawanymi przez kierownika poleceniami.

Może za przykładem pozostałych komórek organizacyjnych wyposażyć wszystkich funkcjonariuszy działu ochrony w imienne adresy służbowe e-mail. Wtedy kierownik korzystając z opcji wysyłki korespondencji do większej liczby odbiorców, z potwierdzeniem odbioru i odczytania wiadomości, mógłby zatwierdzony rozkaz czy polecenie zeskanować i rozesłać do wybranej grupy funkcjonariuszy. Jednak czy takie rozwiązanie będzie optymalne? Chyba jednak nie. O ile funkcjonariusze jednozmianowi wyposażeni w adres e-mail posiadają również dostęp do komputera służbowego, na którym taką korespondencję w dniach pełnienia służby mogą odbierać o tyle, w przypadku pozostałych z działu ochrony już tak nie jest. Głównie dlatego, że część stanowisk ochronnych nie przewiduje pracy z komputerem w ogóle, natomiast inne są ograniczone dostępem do komputera w zależności od pory dnia i nocy, w których pełnią służbę. Jednak już zorganizowanie w jednostkach ogólnodostępnych stanowisk komputerowych (lub tzw. kiosków) rozwiązałoby problem z możliwością odczytania służbowej korespondencji w czasie służby.

Można też skorzystać z innego narzędzia, które z powodzeniem funkcjonuje w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej. Mowa tu o komunikatorze „Bramka SMS”. Póki co wykorzystuje się ją w celu nadawania meldunków o zdarzeniach jakie wystąpiły w służbie, w myśl Zarządzenia Nr 100/22 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej¹. Polega to na tym, że w sytuacji wyczerpującej znamiona określone w ww. zarządzeniu, służba dyżurna jednostki, za pośrednictwem SMS, powiadamia grupę uprawnionych osób. Dodatkowo w niektórych jednostkach system ten z powodzeniem wykorzystywany jest do powiadamiania kadry o ogłoszeniu alarmu w jednostce i obowiązku stawienia się w niej. Skoro w służbie jest już takie narzędzie warto by było przeanalizować czy nie wykorzystać go jeszcze w dodatkowym celu, jako środek do komunikacji z podległymi funkcjonariuszami w przypadku wydawania nowych pisemnych poleceń w „książce poleceń”. Wtedy informacja trafiałaby do wszystkich, wskazanych przez kierownika ochrony, odbiorców w relatywnie jednym czasie. Pełniący w danym dniu służbę otrzymaliby ją od dowódców zmian na przyjętych dotychczas zasadach. Pozostali, przebywający w czasie wolnym poza służbą, mogliby zapoznać się z treścią polecenia przed przystąpieniem do służby.

Żadna z wyżej opisanych propozycji nie jest idealna i nie rozwiązuje wszystkich problemów pojawiających się w komunikacji pomiędzy kierownikiem działu ochrony a podwładnymi funkcjonariuszami. Szczególnie z tymi związanymi z opracowaniem, przekazaniem i realizacją poleceń służbowych. Inne rozwiązania dotyczące technik komunikcaji cyfrowej przy wykorzystaniu nowych technologii opisane są w innym artykule tego wydania SECURITECH cz.IV².

Opisane propozycje mogą w znacznym stopniu ułatwić kontakt kierownika z podległymi mu funkcjonariuszami oraz uchronić pierwotną treść komunikatu przed jej zniekształceniem. Przekazanie, przyjęcie i realizacja polecenia służbowego zgodnie z jego treścią, przez cały czas jego obowiązywania pozostaje celem samym w sobie i do takiego jego zagwarantowania należy dążyć.

mjr Piotr Golaszewski
starszy wykładowca Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej w Kulach w Oddziale Zamiejscowym w Sulejowie

1 Zarządzenie 100/22 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z dnia 29 grudnia 2022 r. w sprawie ustalenia organizacji służby dyżurnej w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej, w tym sposobu i trybu informowania o zdarzeniach, które wystąpiły w Służbie Więziennej oraz ustalenia sposobu i trybu przeprowadzenia czynności sprawdzających dotyczących tych zdarzeń,oraz sposobu ich dokumentowania
2 C. Mecwaldowski, „Smart prison – Smart prison. Cyfrowa transformacja w więzieniach OiB SECURITECH cz. IV wrzesień 2023 r.

fShare

Tweet